La SecrétaireContrairement à ce que vous imaginez, la secrétaire n’a pas toujours été qu’un personnage de film pour adultes.
Elle évoluait auparavant au sein d’une entreprise ou d’un service pour accomplir différentes taches de saisie sur ordinateur, de classement de dossiers, d’orientation du courrier, de prises de contacts téléphoniques et d’organisation de rendez-vous. Elle était l’interface entre l’intérieur et l’extérieur, jouant un grand rôle de communication, d’organisation et de coordination.

La secrétaire est en voie de disparition…

Elle s’éteint en effet, au profit d’une autre espèce, plus spécialisée : l’assistante de direction.
Généralement au service d’un dirigeant d’entreprise ou d’un chef de service, elle a des missions plus spécifiques, plus personnelles, s’occupant de résoudre les problèmes avant qu’ils n’arrivent. Elle possède une prise d’initiative en relation avec les dossiers plus importants qu’elle doit connaître.

La seconde menace de la secrétaire fut l’avènement du mail, de la communication électronique, en bref des nouvelles technologies.
La généralisation du téléphone portable, des Palm et des boites mail personnelles a obligé chacune des personnes du service a gérer ses propres communications, ses rendez-vous tout seul. On a tout d’abord vu un gros avantage à cette décentralisation des taches, dans la mesure ou chacun avait l’impression d’avoir accès à ses informations plus rapidement qu’avant. Plus besoin de demander à la secrétaire qui a appelé où quel rendez-vous vous avez cet après-midi, vous avez vous-même répondu et enregistré tout ça dans votre smart phone qui se chargera de vous le rappeler en temps voulu. Lors de votre réunion, vous avez également consulté vos emails sur votre Blackberry. Tout va bien pour vous, vous gérez tout en instantané…

…sauf que…
… vous recevez beaucoup de mails, beaucoup trop. Il est désormais courant pour certains cadres en entreprises de recevoir 200, 500 voire 1000 mails par jour.
En effet, l’email étant devenu le moyen le plus simple de communiquer, le moins cher aussi, personne ne se prive désormais de vous mettre en copie, simplement parce qu’à la 14eme ligne de même mail, un chiffre, un mot pourrait vous intéresser. A raison d’une minute par mail, en recevant 200 mails par jour, vous aurez passé 3 heures 20 minutes à lire.
Conséquence, vous ne lisez plus vos mails, car vous n’en retenez rien, car vous ne savez plus faire le tri et vous filtrez vos appels.
La flexibilité et la rapidité que vous procuraient vos appareils technologiques ont disparu devant l’abondance d’informations sous lequel on vous a noyé.

…la cyber secrétaire fait son entrée
Pour réduire l’afflux de mails (souvent indésirables), des entreprises s’équipent en logiciels de gestion de mails. Ceux-ci centralisent puis redistribuent les courriers électroniques en fonction de critères prédéfinis ou selon une analyse sémantique aux personnes concernées.
Pour autant l’industrialisation des mails entrants n’est pas la panacée. D’abord parce qu’elle n’est pas encore très efficace dans ses analyses et ensuite parce qu’elle n’a pas de mémoire, ni de connaissance des dossiers. Dès lors, si des mails sont mal acheminés, on perd tout l’intérêt du système. Ces logiciels sont donc cantonnés à des fonctions de réponses automatiques voire à des usages statistiques, lorsque les mails sont sous la forme de formulaire.


Certaines entreprises ont donc embauché des cyber secrétaires.

Celle-ci a pour mission de prioriser, de filtrer les informations désormais devenues électroniques. Lorsque auparavant, elle redistribuait le courrier au sein du service, la cyber secrétaire redistribue maintenant les mails les plus importants, réponds aux demandes les plus urgentes, orientent sur les personnes les plus capables. La cyber secrétaire parle désormais 3 langues, maîtrise SAP, ne fait plus le café, et connaît Excel et Word comme sa poche.
La cyber secrétaire sera l’assurance de n’avoir que les informations importantes, au bon moment.

La SecrétaireLes outils technologiques (téléphone, ordinateur, télévision, lecteurs mp3) dont nous disposons aujourd’hui permettent d’avoir accès a tout, tout de suite. Mais dans les excès que notre société est capable de générer, il y a les flux entrants, les informations que nous recevons, qui ne sont plus filtrés. Ni en quantité, ni en qualité.
Je suis donc convaincu qu’à très court terme, toutes les évolutions technologiques auront pour but de segmenter les informations, à les trier et à vous les fournir instantanément…

A bien y réfléchir, c’est une évolution absurde. car ce ne sont pas les outils qui sont à remettre en question, mais l’usage que l’on en fait.